Diantar Pakai Karung, Kadang Dapat Sandal Jepit
Sekilas sepele, namun penyimpanan arsip sangat penting. Provisi Jambi sendiri memiliki Kantor Arsip, untuk keperluan-keperluan penyimpanan arsip. Seperti apa?
RIDA EFRIANI, Telanaipura
Letaknya yang berada di belakang kantor Badan Perencanaan Pembangunan Daerah (Bappeda) dan Badan Kepegawaian Daerah (BKD) Provinsi Jambi, Kecamatan Telanaipura. Berada di lantai dua kantor Badan Penanaman Modal Daerah (BPMD), membuat kantor arsip ini nyaris tak terlihat.
Saya mendatangi kantor itu melalui anak tangga yang berada di samping BPMD, kemarin (23/11). Bau menyengat seperti air seni langsung menusuk hidung. Memasuki lantai satu gedung, rongsokan kayu, tedmond air, bahkan ada gawang berukuran mini di sana. Lebih seperti gudang.
Di lantai dua lah Kantor Arsip Provinsi Jambi. Keadaannya hampir sama. Tumpukan arsip berada di sepanjang koridor. Ada yang tersusun rapi, ada pula yang diletakkan begitu saja. Tiga orang pegawai menyarankan langsung ke Kepala Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Provinsi Jambi, di Perpustakaan Daerah Provinsi Jambi.
“Di sini cuma ada kepala bidang, tapi dia sedang dinas ke (Kabupaten) Batanghari tadi. Kami tidak berani bicara apa-apa, takut salah. Lebih baik langsung ke perpustakaan saja nanti biar dari sana memerintahkan kami,” kata pegawai itu.
Hasan Basri, sekretaris Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Provinsi Jambi mengatakan, lantai satu gedung arsip memang digunakan sebagai gudang bagi Pemprov Jambi. “Letaknya yang lebih rendah dan cenderung di bawah tanah, membuat lantai satu tersebut tidak sehat sebagai kantor. Makanya Kantor Arsip Daerah berada di lantai dua,” katanya saat ditemui di Perpustakaan Daerah.
Dia mengatakan, saat ini hanya ada 11 pegawai yang bekerja di arsip daerah. Itu termasuk satu petugas kebersihan. Dulu mereka sempat memiliki 30 pegawai, ketika pengelolaannya digabung dengan perpustakaan daerah, pegawainya berkurang dan menjadi 10 orang.
Informasi selanjutnya didapat dari Umiyati, Kasubbid Pengolahan Arsip in Aktif. Dia mengatakan, ada dua jenis arsip yaitu arsip aktif dan arsip in aktif. Arsip aktif adalah arsip yang masih digunakan Satuan Kerja Perangkat Daerah (SKPD). Arsip ini tersimpan di SKPD masing-masing.
Sedangkan arsip in aktif adalah arsip yang jarang atau tidak lagi digunakan SKPD, dan pelestariannya diserahkan pada kantor arsip. Arsip in aktif ini, akan dilakukan penyusutan dua tahun sekali melalui penilaian Jadwal Retensi Arsip atau jadwal masa simpan arsip.
Dari penilaian ini nantinya akan ditentukan mana arsip yang bisa dimusnahkan, mana yang permanen atau tidak boleh dimusnahkan dan mana yang harus dinilai kembali. Arsip permanen inilah yang dikenal dengan arsip statis. “Jadi tidak semua arsip bisa disimpan selamanya. Ada yang bisa dimusnahkan dalam kurun waktu tertentu. Contoh yang tidak dimusnahkan itu adalah sejarah, peta kependudukan, peta perbatasan dan lain-lain. Sedangkan yang dapat dimusnahkan antara lain arsip keuangan dan kepegawaian. Nanti 2012 akan kami musnahkah dan itu pun ada aturan mainnya,” kata Umi.
Jenis-jenis arsip yang disimpan antara lain berbentuk hard copy seperti kertas maupun berbentuk film atau VCD. Arsip tersebut dapat berupa sejarah-sejarah di Jambi, arsip SKPD seperti keuangan atau kepegawaian, bukti hukum dan masih banyak lagi.
Umi mengatakan, saat ini masih banyak yang berpandangan bahwa pelestarian arsip tidak penting. Seharusnya semua arsip yang ada pada SKPD atau instansi di Jambi harus diberikan pada Kantor Arsip. Masalahnya, jika semua arsip dikumpulkan, tak ada ruangan yang cukup.
“Kita sangat kekurangan ruangan. Saat ini dua ruangan untuk penyimpanan arsip sudah tidak memungkinkan lagi untuk ditambah. Bahkan ruang penyimpanan saat ini juga digabung dengan ruang kerja. Seharusnya itu tidak boleh,” kata Umi.
Dia mengatakan, ada aturan tersendiri dalam mengelola arsip. Itu pun hanya dipahami oleh arsiparis alias orang yang mengelola arsip. Masalahnya, saat ini kantor arsip hanya memiliki satu arsiparis.
Aturan tersebut berupa cara pengemasan arsip, suhu ruangan, cara penyimpanan, kerahasian dan masih banyak lagi aturan lainnya. Aturan ini harus dijalankan agar kondisi arsip tidak cepat rusak.
Di SKPD pun menurut Umi harus ada seorang arsiparis. Jika tidak, ini lah yang terjadi. SKPD mengantar arsip dalam sebuah karung. Ketika dibuka ada ‘bonus’ lain seperti sandal jepit, potongan kertas, bahkan uang receh. Saat ini, masih ada 54 karung di kantor arsip yang harus dirapikan.
Umi mengakui kantor arsip sudah tidak respresentatif sebagai penyimpanan. Mulai dari cara penyimpanan, ruangan penyimpanan, semuanya sudah tidak layak. Tak banyak yang bisa diperbuat, karena memang tidak banyak yang melirik dan mengerti seberapa pentingnya arti sebuah arsip. Penting tapi tak dilirik. (*)
